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 　公文处理

　　第一节 公文处理概述

　　一、公文处理及其基本任务

　　公文处理就是对公文的创造、处(理)置和管理。其基本任务是及时、准确、有效地创制、传递、办理、管理、处置公文。

　　二、公文处理活动的地位

　　公文处理是公务活动的组成部分，在公务活动中占有重要地位。表现为：公文处理是机关实现管理职能的必要条件;公文处理是国家档案事业的基础。

　　三、公文处理的基本原则

　　公文处理是一项有着特定功用、特定方法程序、特定内容与形式的活动，为保证这项活动有序有效，必须顺应其内在的特殊规律，遵循下列原则：法制原则;实事求是原则;全面质量原则;时效原则;集中统一原则;党政分工原则;保密原则;简化原则。

第二节 收文处理程序与方法

　　一、收文处理的一般过程

　　收文处理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。

　　收文处理的一般程序为：公文签收、公文登记、审核、分办、公文摘编、拟办、批办、承办、注办、组织传阅、催办。上述环节完成后，进入办毕公文的处置阶段。

　　上述环节，也可按办理与管理两个基本性质，分为收支办理与收文管理两大类活动。前者包括：拟办、批办、承办、注办;后者包括：签收、登记、审核、分办、公文摘编、组织传阅、催办。

　　二、收文办理活动的方法要点

　　1.拟办

　　由部门负责人或有关人员对公文进行阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关(部门)领导者审核定夺。拟办实为一项辅助决策活动，目的在于为决策活动提供可选择的方案。并非所有公文都需经过拟办。

　　如何做好拟办工作：

　　(1)认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际状况;

　　(2)意见要简明、具体、得体，拟办意见是一种请示或建议，语气应与该性质保持一致;

　　(3)同时提出两个以上方案时，应将倾向性意见放在前面;

　　(4)意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期;

　　(5)当公文所涉及的问题较易处理，对领导采纳方案有把握时也可直接草拟复文稿供审核定夺，以加速办理过程。

　　2.承办

　　承办公文应注意：(1)熟悉有关法律、法规、方针政策和上级机关有关公文，熟悉与公文内容有关的业务，明确领导者的意图;(2)深人实际，调查研究;(3)加强协商，努力协调各方关系;(4)有效运用各种承办方式;(5)分清主次，分别缓急;(6)各级领导者应积极参与承办工作;(7)注意对承办结果的检查与监督。

　　3.注办

　　由承办人随手签注公文承办情况，以备忘待查。

　　三、收文管理活动的方法要点

　　1.公文签收

　　指经履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，从各种渠道收取公文。

　　2.公文登记

　　登记形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。

　　3.审核

　　收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核重点：是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

　　4.分办

　　根据公文重要程度、各部门职责分工及有关制度将公文分送有关领导，有关部门阅知办理。分办的实质是为公文确定运转方向，它是一项事关公文能否准确、迅速、有效地得到实质性办理的重要工作。

　　5.公文摘编

　　指对重要公文在投人办理前所做的加工，包括编写文摘或提要，编写综述，汇集有关数据资料等。目的在于为公文办理提供便利，节省办理时间。

　　6.传阅的组织

　　指独份或份数很少的公文需经多部门或多人阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读的活动。传阅应注意：(1)选择合理的传阅路线形式，树型、轮型、星型中较适于公文传阅的是树型;(2)正确排序，灵活调整;(3)适当分流;(4)利用并发展多种传阅方式;(5)建立严格而简便易行的传阅登记手续;(6)及时检查阅读情况与结果。

　　7.催办

　　指根据承办时限和要求对公文承办过程所实施的催促和检查活动。分内催办和外催办两种形式。催办时应注意：(1)正确划定催办范围，保证重点;(2)有高度的时间效益观念;(3)因地制宜采用多种催办方式;(4)强化其严肃性与权威性。

第三节 发文处理程序与方法

　　一、发文处理的一般过程

　　发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。发文处理程序具有很强的确定性与不可逆性。整个程序可分为三个阶段：

　　(1)文稿的形成，包括拟稿、会商、核稿、签发;(2)公文的制作，包括注发、缮印、校对、用印或签署;(3)公文的传递，包括分装、发出。上述程序完成后;进入办毕公文的处置阶段。

　　二、发文办理活动的方法要点

　　(1)文稿撰拟(详见有关章节)。

　　(2)会商。指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。主要作用是维护公文的合法性;有效性、政令的统一性。

　　(3)核稿。指签发前由文秘人员对文稿所作的全面核查工作。

　　(4)签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。文稿经签发即成为定稿。签发是绝大多数公文生效的必备条件。签发分正签、代签、核签(办签)、会签等数种。

　　(5)签署。指签发公文的领导人亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名的活动。

　　三、发文管理活动的方法要点

　　(1)注发。即在定稿形成后，批注缮写印发要求的活动。

　　(2)校对。以文稿和格式设计要求为基准，对校样或缮写誊录完毕的文件进行全面核对检查。较适于公文校对的方法有：对校法、折校法、读校法。

　　(3)用印。即在文件上加盖印章。

　　(4)分装。按规定具体拣配和封装文件的活动。

　　(5)发出。指将已封装完毕的公文以适宜方式传递给受文者。除需要直接传送之外，大多通过普通邮寄、机要通信、机要交通、公文交换、电信等间接通道传递

　第四节 办毕公文的处置

　　一、处置办毕公文的主要活动

　　在收文处理和发文处理过程中都存在处置办毕公文的活动。主要包括：清退、销毁、暂存、

　　立卷、归档。

　　二、公文清退的范围与手续

　　需清退的公文包括：绝密公文;有重大错漏的公文;被明令撤销的公文;仅供征求意见或审阅的公文;未经本人审阅的领导人的讲话稿;由发文机关指定清退的公文等。

　　三、公文销毁的范围与方式

　　应予销毁的公文：无留存价值的公文;无留存必要的重份公文;不即行毁灭会造成失密和严重损失的公文;一般性公文的草稿，印制中形成的校样、印版等。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

　　四、立卷归档

　　凡反映本机关工作活动的，具有查考利用价值的业已办理完毕的公文材料均在立卷范围之列。立卷时，要对公文进行科学有效的分类、组合、编目。